#. 실패한 보고서는 첫 두 줄만 봐도 안다

알맹이 없는 보고서

업무를 하다 보면 꽤 많은 시간을 페이퍼 워크(paperwork)에 할애하게 됩니다.
정기적인 월례 보고서라면 새로운 조사나 분석보다 
지난 보고서에 쓰이지 다른 어휘를 찾기 위해 골몰하기 일쑤이죠.
어쩌면 예쁘고 추상적인 단어를 넣어 포장하는 작업이
보고서 작성의 전부일 때도 있습니다.
애매모호한 보고서는 그 내용의 속뜻을 헤아리는 과정도 상당한 노력이 필요한데, 
막상 보고서를 다 읽고 나서 알맹이가 없다는 사실을 깨닫고 울화가 치밀지 모릅니다.

헤럴드 제닌은 보고서를 작성함에 있어
일선 조직과 참모조직의 간부들에게 누누이 강조했습니다.

건의한 내용이 무엇인지, 왜 그런 의견을 개진했는지, 이 제안의 책임자가 누구인지 
파악할 수 있어야 한다고 말입니다. 

그는 그의 저서 <매니징>에서 그가 원하는 보고서가 어떤 형태인지 설명한 메모를 소개했는데요.
그 내용은 아래와 같습니다.

당장 지금부터 모든 보고서 첫머리에 다음의 순서대로 다음의 사실들을 포함하는 내용을 구체적이고, 직접적으로, 그리고 명확하게 요약해주기 바랍니다.

1. 무엇을 어떻게 하자는 것인지 짤막하고도 명확하게 진술할 것
2. 실제 문제가 무엇인지 간략하게 요약할 것
3. 이 의견이 얼마나 일목요연하고 균형 잡힌 시각에서 작성된 것인지 증명할 필요가 있을 경우에는 이번 건의를 하게 된 논리적 근거와 당사자의 판단 범위를 파악할 수 있는 실증 논거와 수치를 제시할 것
4. 작성자 개인의 추가 의견, 확신하는 정도, 이 문제와 관련된 기타 의문점 등을 작성자 자신이 간략히 진술할 것

이처럼 직접적이고도 분명한 판단에서 비롯된 진술을 하려면 깊이 있고 명료하게 사고해야 할뿐더러 사전에 충분한 연구가 필요합니다. 그렇지 않으면 작성자의 입장과 그 근거가 무엇인지 애매모호해질 수밖에 없습니다. 앞으로 이런 종류의 "불명확한" 진술과 보고서는 작성자와 함께 검토의 대상이 되며 이 점과 관련해서 모종의 조치를 취할 것입니다.

새로운 한 달이 또 거짓말처럼 시작되었습니다.
이제 여러분 중 누군가는 지난달의 월례 보고서를 작성해야 할 것입니다.
당신의 보고서에는 헤럴드 제닌의 말한 '직접적이 분명한 판단'이 들어있나요?

여러분의 보고서는 어떻습니까?