6. 출근해서 메일부터 확인하면 일잘러? 일못러?

 “출근해서 가장 먼저 하는 일이 무엇입니까?”
이 질문에 대해 대부분의 사람들은 “메일을 확인한다”고 대답한다.
그런데 메일을 언제 확인하느냐에 따라 일의 진행 상황은 크게 달라진다. 아침에 출근해서 가장 먼저 메일을 체크하는 습관은 애석하게도 일 늦게 끝내는 사람의 특징 중 하나다.

메일 한 통에 답변을 보내는 시간은 그다지 길지 않을지도 모른다. 하지만 이를 전부 합치면 꽤 오랜 시간이 걸리는 일이다. 그중에는 내용이 긴 메일도 있고, 답변하기 위해 자료를 찾아봐야 하는 메일도 있다. 또 답장 후 바로 상대방에게 답장이 와 랠리처럼 계속해서 주고받게 되는 메일도 있다. 그러다 정신을 차리고 보면 이미 점심시간이 가까워 온다. 오전 중에 끝내려 했던 일은 손도 대지 못한 채 말이다.

반면 일 빨리 끝내는 사람은 아침에 출근하면 일단 커피부터 내린다. 물론 커피가 아니라 홍차나 주스여도 좋고, 간단한 스트레칭도 좋다. 핵심은 업무에 들어가기 위한 의식이다. 이는 두뇌와 마음을 업무모드 상태로 전환하기 위한 준비를 한다는 뜻이다. 두뇌와 마음의 상태를 의식적으로 전환하면 그날 하루의 좋은 리듬을 만들어낼 수 있다. 업무모드로 전환한 후 메일을 체크하면 이 일이 지금 당장 처리해야 할 일인지, 천천히 처리해도 괜찮은 일인지 등을 판단할 수 있다. 

아침 시간은 머리가 맑아 생산성이 높은 데다 전화도 별로 걸려오지 않는다. 이렇게 귀중한 시간은 기획서 등의 창 조적인 업무나 사업계획서 검토 등과 같은 집중력이 필요한 업무에 할당하는 것이 현명한 업무방식이다. 머리가 상쾌한 만큼 일도 척척 진행되어 예정보다 훨씬 짧은 시간 안에 일을 마무리할 수 있다.
그런데 이런 시간을 메일 대응에 쓰다니 너무 아깝지 않은가! 

또 메일이 오면 최대한 빨리 답장할 수 있도록 항상 메일 함을 열어놓고 그때그때 메일 수신 여부를 확인할 수 있게 해놓는 사람도 있다. 하지만 이는 오히려 업무를 방해할 뿐이다. 기획서나 보고서 작성 등 창조적인 업무를 하며 막 흐름을 타고 있는 와중에 메일 알림이 떠 하던 일을 중단하고 메일을 체크하고 답장 쓰기를 반복하다 보면 좀처럼 원래의 집중하던 상태로 돌아가기 힘들다.

이렇게 업무 집중력이 끊어진 후 다시 원래 상태로 돌아가 흐름을 타기까지 걸리는 시간을 ‘재가동 시간’ 이라 부른다. 업무가 한 번 중단될 때의 재가동 시간이 5분이라면 열 번 중단 되면 재가동 시간에만 거의 1시간이 걸린다. 하던 일을 잠깐멈추는 것만으로도 이렇게 시간 손해를 보는 셈이다. 따라서 메일 체크에 자기만의 루틴을 만들어두는 게 좋다. 

단, 메일과 관련해 다음의 두 가지 사항은 주의하도록 하자.
첫째, 메일 업무를 루틴 워크(routine work, 일정하게 정해진 일상 업무 ‐ 옮긴이)로 정했다고 해서 메일 업무 자체를 ‘쳐내는 일’이라고 생각해서는 안 된다.
둘째, 메일보다 전화가 나을 때도 있다. 

 

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