요즘 기업들은 계약서 등 종이로 보관해야 할 의무가 있는 서류들을 제외하고는 기본적으로 종이로 남기지 않는다.이때 유용한 것이 바로 스캐너다.
지금은 명함이나 서류 스캔은 물론 스캔한 문서를 판독해 텍스트로 추출하는 기능까지 갖춘 고성능 복합기가 많이 나와 있다. 필자는 이런 기능들을 갖춘 복합기를 사무실은 물론 집에도 비치해 놓고 있다.
필자의 경우 강연회 사전 미팅에서 회사로부터 많은 자료를 받지만 실제로 저장하는 자료는 강연회장에서 받은 식순과 서류, 미팅할 때 썼던 메모, 교환한 명함뿐이다. 이 자료들은 강연회가 끝난 후 모두 스캔한 후 날짜와 상대방의 이름이나 회사명을 달아서 PDF 파일로 전환해 클라우드에 저장한다.
스캐너는 명함 관리 클라우드 서비스와 연결되어 있어서 명함은 스캔을 하면 자동 판독을 거쳐 클라우드에 등록된다.
이것으로 끝이다. 소요 시간은 10분 정도. 서류를 열람해야 하는 경우에는 날짜나 고객 이름으로 검색하면 바로 찾을 수 있다. 명함은 말할 것도 없다.
경리 업무도 마찬가지다
1인 기업에게는 ‘일일 결산’을 추천한다. 규모가 큰 회사라면 관련된 부서나 사람도 많고 상품도 복잡하기 때문에 이렇게 하기 힘들겠지만 1인 기업이라면 충분히 일일 결산을 할 수 있다.
나는 1인 기업을 경영하면서 클라우드형 경리 프로그램을 이용해 모든 경리 업무를 직접 처리하고 있다. 예를 들어 강연을 마치고 호텔이나 사무실로 돌아오면 경리 프로그램의 청구서 발행 기능을 이용해 청구 데이터를 입력한다. 그날 하루 동안 모은 영수증을 꺼내 지출 내역도 입력한다. 여기까지 10분 정도의 시간이 걸리는데, 필자가 하는 일은 여기까지다.
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